Jens Büscher, fondateur et CEO d’Amagno. Source : Amagno.

Depuis le 1er janvier, les entreprises sont tenues de pouvoir recevoir des factures électroniques. Cependant, une enquête réalisée en décembre révèle que de nombreuses sociétés ne sont pas prêtes. Trois étapes simples peuvent aider les entreprises du secteur IT à se conformer rapidement à ce nouveau cadre légal.

Le passage à la nouvelle année a marqué le début d’une nouvelle ère dans le domaine de la facturation : les sociétés doivent désormais être capables de recevoir et de traiter des factures électroniques conformes à la norme EN 16931. Cela implique qu’elles doivent gérer des formats tels que XRechnung ou ZUGFeRD.

Surtout, la XRechnung peut poser un véritable problème aux entreprises non préparées, dès les premiers mois de cette nouvelle année. En effet, les factures électroniques conformes à la norme EN 16931 se présentent souvent sous forme d’un ensemble de données lisible par machine, difficilement déchiffrable pour un être humain et donc peu exploitables. La structure traditionnelle de la facture, que l’on connaît avec les PDF ou les factures papiers, n’est plus une obligation. Seul le jeu de données sous-jacent est imposé.

Pour remédier à cette situation, certaines entreprises ont déjà mis en place des programmes adaptés, tels que des systèmes de gestion de documents (DMS) ou de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Toutefois, beaucoup d’entre elles n’ont pas encore pu finaliser ce processus à temps : selon une enquête de l’association professionnelle Bitkom, fin 2024, moins de la moitié des entreprises interrogées avaient la possibilité de recevoir des factures sous format électronique.

Dans le secteur IT, la plupart des entreprises sont probablement mieux préparées que la moyenne intersectorielle. Cependant, il existe encore des retardataires qui peuvent se mettre à jour en suivant trois étapes simples pour être opérationnelles en matière de factures électroniques.

Étape 1 : Mettre en place une boîte mail

La norme EN 16931 ne fixe que les éléments composant les factures électroniques, laissant aux entreprises le choix de leur méthode de réception. Il reste néanmoins crucial d’assurer l’intégrité et l’inaltérabilité des factures.

La solution la plus simple consiste à utiliser une méthode déjà courante : une boîte mail dédiée. De nombreuses entreprises utilisent déjà des adresses spécifiques pour le réception de toutes leurs factures. Ces adresses peuvent également être utilisées pour les factures électroniques. Il est important que ces adresses ne soient communiquées qu’aux fournisseurs afin de limiter les abus et le spam.

Un avantage considérable : une boîte mail dédiée aux factures électroniques peut être mise en place rapidement et sera facile à relier par la suite à un DMS ou un ECM.

Étape 2 : Utiliser un visualiseur

Les formats de factures électroniques les plus courants sont XRechnung et ZUGFeRD. Ces derniers se présentent sous la forme d’un ensemble de données structurées et lisibles par machine dans un fichier XML. Dans le format ZUGFeRD, les données sont intégrées dans un PDF, ce qui permet aux employés de lire ces factures avec un simple lecteur PDF. Cependant, il est impossible de vérifier si les données légalement requises sont correctement intégrées dans le PDF.

Les visualiseurs de factures électroniques peuvent rapidement apporter une solution. Ces programmes simples permettent d’afficher des ensembles de données XML de manière compréhensible. Ils vérifient également si toutes les données nécessaires sont présentes. Les employés peuvent ainsi examiner le contenu et initier le processus de paiement.

Actuellement, il existe de nombreux outils gratuits pour les visualiseurs de factures électroniques. Il est important de noter que la plupart de ces visualiseurs sont basés sur le web, ce qui peut être pratique puisqu’aucun logiciel n’a besoin d’être installé. D’un autre côté, cela peut s’avérer fastidieux pour les entreprises de taille moyenne à grande, car elles doivent télécharger les factures une par une. De plus, la protection des données doit être garantie.

Étape 3 : Se préparer à un DMS/ECM

Un visualiseur de factures électroniques constitue une solution rapide et simple pour recevoir des factures dans un format minimaliste. Cependant, à long terme, les entreprises devraient envisager d’adopter un système de gestion de documents (DMS) ou de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Un DMS ou un ECM peut non seulement afficher et vérifier les factures électroniques, mais il présente également d’autres avantages :

1. Il peut être relié à la boîte mail, permettant ainsi aux nouvelles factures électroniques d’être automatiquement intégrées dans le système.
2. Il archive les factures électroniques de manière sécurisée, conformément aux exigences légales.
3. Il peut se connecter à des interfaces avec des systèmes ERP comme DATEV pour automatiser des processus tels que la comptabilisation.
4. Il peut extraire des données, traiter des informations intégrées et les relier aux documents associés si nécessaire.
5. Il assure une transparence, car tous les employés concernés peuvent voir les modifications en temps réel, comme les tampons digitaux.

Sélectionner un DMS ou un ECM en quelques jours serait une réaction impulsive. Il est préférable d’aborder ce processus avec calme, une fois le premier désordre maîtrisé.

Considérer l’obligation des factures électroniques comme une opportunité

Bien que l’obligation de passer aux factures électroniques puisse sembler être une contrainte supplémentaire, elle représente en réalité une immense opportunité pour les entreprises du secteur IT qui ont encore des progrès à réaliser dans la digitalisation de leurs processus. Passer de montagnes de papier et de PDF peu structurés à des factures électroniques clairement définies permet d’économiser du temps, des coûts et de réduire le stress sur le long terme.

La mise en place d’une boîte mail et d’un visualiseur est rapide et permet de commencer à recevoir des factures électroniques en un rien de temps. Par la suite, un DMS ou un ECM permettra d’exploiter les avantages des factures électroniques : plus d’efficacité et de transparence. Tous les acteurs du secteur IT, quelles que soient leur taille, devraient considérer ce processus tourné vers l’avenir comme l’une de leurs priorités pour l’année 2025.

Article original rédigé par : Jens Büscher.

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