Une ère qui se termine pour le papier
Factures électroniques : l’objectif du reporting fiscal en temps réel

xSuite prévoit une augmentation notable du volume des factures électroniques entrantes. La croissance prévue des projets dans le secteur B2B au cours des deux prochaines années se heurte à un nombre limité de fournisseurs de software et de services. C’est dans ce contexte que xSuite se positionne, anticipant une conjoncture favorable.

La forme papier a longtemps constitué le principal obstacle à l’automatisation des processus de facturation, car des erreurs fréquentes surviennent lors de la lecture des données à partir de relevés numérisés. Ainsi, moins il y a de factures papier entrant, mieux il est possible d’automatiser le traitement des factures. Cela entraîne une amélioration significative des processus de facturation : réduction des erreurs, diminution des coûts, minimisation des efforts et augmentation de la qualité dans l’ensemble de la comptabilité. Dina Haack, responsable marketing senior chez xSuite Group, en est convaincue.

Les défis d’adoption pour les entreprises

Cependant, le chemin vers cette transition est semé d’embûches pour de nombreuses entreprises. Selon Haack, l’un des défis majeurs réside dans le choix d’un logiciel adapté pour non seulement recevoir, mais également envoyer et traiter les factures électroniques. De nombreuses entreprises disposent déjà d’une solution pour le traitement automatisé des factures d’entrée, mais Haack souligne : “Peut-elle également accepter des factures structurées ?”. C’est un point qui doit être vérifié. Ajoutons à cela l’obligation à venir d’envoyer des factures électroniques en B2B. “Il y a donc un réel besoin d’action de la part des entreprises”, complète Haack, tout en soulignant la difficulté de trouver un prestataire qualifié. “Actuellement, de nombreuses entreprises en Allemagne doivent faire face à un nombre limité de fournisseurs de logiciels et de services capables d’implémenter les solutions de facturation électronique.”

Objectif : Reporting fiscal en temps réel

Dans plusieurs pays européens, la facturation électronique est obligatoire ou encouragée. Selon Haack, l’objectif est de mieux appliquer les règlementations fiscales et de réduire la fraude, afin que les entreprises respectent les lois en vigueur. “Nous avons désormais l’obligation d’utiliser des factures électroniques en B2B, ce qui est une bonne chose”, déclare Haack, car elles offrent de nombreux avantages aux entreprises, notamment en matière d’automatisation. Néanmoins, l’administration fiscale s’attend à un impact bien plus important, croit la responsable. Pour cela, la facturation électronique n’est qu’un “moyen d’atteindre un but”. À moyen terme, l’objectif est d’atteindre un reporting fiscal en temps réel, basé sur la facturation électronique. “Nous sommes impatients de voir combien de recettes fiscales supplémentaires cela génèrera. L’exemple de l’Italie montre qu’il peut s’agir de milliards d’euros par an.”

Traitement des factures avec xSuite

L’entreprise xSuite se spécialise dans le traitement des factures d’entrée. Cet éditeur de logiciels soutient le traitement intégré des factures XML avec SAP. “En mai 2024, en prévision de l’obligation imminente d’utiliser les factures électroniques en B2B, nous introduirons xSuite eDNA (Adapter de réseau de documents électroniques), une plateforme cloud qui acceptera différents formats de factures électroniques et les convertira en un format standardisé facile à traiter”, déclare Haack. La prochaine version permettra également l’envoi de factures électroniques.

Une question de format

xSuite estime que le standard allemand “XRechnung”, établi dans le cadre des échanges B2G (Business 2 Government) et géré par la KoSIT (Coordination des normes IT), ainsi que “ZUGFeRD”, seront principalement utilisés en Allemagne (voir encadré : “Concurrence sur les formats”). “Pour ceux qui souhaitent être pleinement sûrs, il est également recommandé d’adopter l’envoi et la réception selon la norme européenne BIS Billing 3. Les solutions xSuite permettent d’accepter et de traiter tous ces formats”, précise Haack.

Concurrence sur les formats

ZUGFeRD et XRechnung sont des formats basés sur XML qui, selon la norme EN16931, représentent une facture électronique. Chaque format fournit un fichier XML lisible par machine, ce qui le rend apte à un traitement automatisé.

• Le défi des multiples formats : de nombreuses entreprises ne souhaitent recevoir que des fichiers ZUGFeRD pour profiter de la partie visuelle. Cette approche n’est pas pertinente compte tenu de la diversité des formats au sein de la norme européenne.
• Il est parfois fait référence à d’autres pays, tels que l’Italie ou la Pologne, qui ont opté pour une réglementation différente, déclarant qu’un fichier XML conforme est le seul format de facturation accepté.
• En Allemagne, XRechnung s’est imposée pour la facturation dans le secteur public. Ce format est conçu pour le traitement automatisé, mais ne peut être lu sans un logiciel spécifique.
• ZUGFeRD est considéré comme un format hybride, combinant un PDF lisible avec des données XML intégrées, ce qui le rend très polyvalent.

Le départ du papier ne représente vraiment pas une perte regrettable.

Dina Haack, Senior Lead Marketing, xSuite Group

Défis pour les entreprises

Lorsqu’une entreprise dispose de plusieurs systèmes ERP, ce qui arrive fréquemment, elle doit vérifier si la future solution de facturation électronique peut se connecter à tous par des interfaces. Le logiciel doit également être capable de générer des factures électroniques depuis le système ERP (comme SAP).

Flux de travail adaptés à chaque besoin

Les factures papier existent encore. Souvent appelées “autres factures”, elles nécessitent également d’être traitées. Traditionnellement, xSuite utilise une reconnaissance de caractères optique (OCR) dans le cloud, maintenant complétée par des composants d’IA. Contrairement aux fichiers XML d’une facture électronique, ceux-ci n’ont plus besoin d’être extraits, explique Haack. “Notre solution récupère les documents directement du serveur de messagerie si elles n’ont pas été reçues via un réseau, crée un format unifié à partir de documents d’entrée hétérogènes et transfère les données de facturation dans les champs appropriés du système ERP, tant aux niveaux de l’en-tête qu’à celui des lignes.” Cela s’accompagne d’une vérification des données de base ERP permettant une reconnaissance automatisée des créanciers, suivie d’un flux de travail de facturation intégré à SAP.

Points à retenir

• L’évolution vers la facturation électronique devrait s’accélérer dans les entreprises, entraînant des économies significatives et une meilleure efficacité dans le traitement des factures.
• Les nouvelles obligations legislatives imposent aux entreprises de s’adapter rapidement aux nouveaux formats standards pour le traitement des factures.
• Le choix d’un fournisseur de solutions de facturation électronique est crucial, car le marché est encore en développement et le nombre d’acteurs reste limité.

La transition vers des solutions électroniques de facturation apparaît donc comme une nécessité stratégique pour les entreprises. Au-delà de l’aspect légal, il est également pertinent d’envisager les bénéfices en matière d’efficacité et de réduction des coûts. Cette démarche, si elle est bien orchestrée, pourrait également transformer la façon dont les entreprises interagissent avec leurs partenaires commerciaux dans le futur.