À partir du 1er janvier 2025, l’Allemagne met en place l’obligation d’utiliser des factures électroniques (E-Rechnung) dans le secteur B2B. À l’exception de certaines dérogations, les entreprises devront être prêtes à recevoir et à traiter des factures électroniques. L’objectif de cette initiative est de favoriser la numérisation, d’optimiser les processus et d’améliorer la transparence des transactions commerciales.

Qu’est-ce qu’une E-Rechnung ?

La “E-Rechnung” désigne une facture qui est créée, transmise et reçue dans un “format de données électroniques structuré” conformément à la norme européenne EN 16931. Ce format permet un traitement électronique automatique. Les factures au format PDF ou d’autres formats numériques non structurés ne répondent pas à ces exigences et ne sont donc pas considérées comme des E-Rechnung.

Les exigences de format sont déjà satisfaites par des formats comme XRechnung, utilisé dans le secteur public, ou par le format hybride ZUGFeRD, qui combine des documents PDF avec des fichiers XML. D’autres formats tels que la Factur-X française peuvent également être utilisés, à condition qu’ils respectent les spécifications techniques de la norme CEN EN 16931.

Pour les ventes réalisées jusqu’au 31 décembre 2024, une facture est considérée comme électronique si elle est émise et reçue dans un format électronique. Cela inclut, par exemple, un simple document PDF envoyé par e-mail.

Calendrier de mise en œuvre

L’obligation d’utiliser des E-Rechnung sera introduite progressivement :

• À partir du 1er janvier 2025 : Toutes les entreprises devront garantir la réception des E-Rechnung, ce qui peut être réalisé via une boîte aux lettres électronique.
• À partir du 1er janvier 2027 : Les entreprises générant un chiffre d’affaires supérieur à 800 000 euros seront tenues d’émettre et d’envoyer des E-Rechnung.
• À partir du 1er janvier 2028 : L’obligation d’émettre et d’envoyer des E-Rechnung sera étendue à toutes les entreprises dans le secteur B2B, quel que soit leur chiffre d’affaires.

Pour toutes ces échéances, des périodes de transition seront accordées, réduisant ainsi l’angoisse liée à cette nouvelle obligation même pour les acteurs du commerce de détail.

Détails du calendrier et périodes de transition

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises devront s’assurer qu’elles peuvent recevoir, traiter et archiver les E-Rechnung de manière conforme. Cela concernera toutes les transactions B2B nationales, et le consentement du destinataire ne sera plus requis pour la réception. Simultanément, il sera encore possible d’utiliser des factures papier ou d’autres formats électroniques non standardisés si le destinataire y consent.

Entre 2025 et 2026, les entreprises pourront continuer à émettre des factures sous forme papier ou dans des formats électroniques non standardisés. À partir de 2027, cette exception ne s’appliquera plus qu’aux entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année précédente est inférieur à 800 000 euros. Celles qui dépassent ce seuil devront utiliser des E-Rechnung conformes à la norme EN 16931 ou aux formats EDI.

À partir du 1er janvier 2028, les nouvelles exigences seront pleinement appliquées. Toutes les entreprises seront alors tenues d’émettre des factures B2B nationales uniquement selon les formats électroniques prescrits. Le législateur souhaite ainsi s’assurer que les processus soient entièrement numérisés et standardisés d’ici là.

Contexte : « La TVA à l’ère numérique »

L’obligation d’introduire des E-Rechnung en Allemagne à partir de 2025 s’inscrit dans une initiative européenne plus large connue sous le nom de « VAT in the Digital Age » (ViDA). Cette initiative vise à simplifier le système pour les entreprises, à le rendre plus résilient contre la fraude et à répondre aux défis posés par l’économie des plateformes.

Un élément central de cette initiative est l’introduction à l’échelle de l’UE d’un système de déclaration en temps réel basé sur des E-Rechnung. Cela doit améliorer le flux d’informations entre les entreprises et les autorités fiscales, faciliter la lutte contre la fraude, notamment la fraude en carrousel, et réduire les coûts administratifs pour les commerçants de 4,1 milliards d’euros par an.

Exemptions à l’obligation d’E-Rechnung

Conformément à la loi fiscale de 2024 (JStG 2024), les petits entrepreneurs seront explicitement exemptés de l’émission d’E-Rechnung à compter du 1er janvier 2025. Cependant, ces petits entrepreneurs resteront soumis à l’obligation de recevoir des E-Rechnung.

Par ailleurs, certaines factures sont exemptées de cette obligation :

• Factures de faible montant : Les factures dont le montant total ne dépasse pas 250 euros (TVA incluse) peuvent continuer à être émises sous forme papier ou comme factures numériques non standardisées.
• Factures aux particuliers (B2C) : L’obligation d’E-Rechnung ne s’applique qu’aux transactions entre entreprises (B2B). Les factures destinées aux clients particuliers ne sont pas concernées.

Conséquences pour les commerçants, prestataires et agences

Pour les (grands) commerçants, l’introduction de l’obligation d’E-Rechnung impliquera une modification de leurs processus de facturation. Ils devront s’assurer que leurs systèmes sont capables de recevoir et de traiter des E-Rechnung dans le format requis, ce qui pourrait nécessiter des investissements dans des logiciels adaptés et une formation du personnel. Parallèlement, cette transition pourrait représenter des opportunités d’optimisation des processus et d’économies de coûts grâce à l’automatisation.

Les prestataires de services et les agences seront également concernés par cette obligation. Ils devront adapter leurs processus internes pour pouvoir recevoir et traiter des E-Rechnung. De plus, ils devraient soutenir leurs clients durant la transition et éventuellement proposer des services de conseil pour faciliter l’implémentation des nouvelles exigences. Cette modernisation leur permet également de se positionner comme des partenaires numériques innovants.

Recommandations pour les entreprises

Il est conseillé aux entreprises de commencer dès maintenant à planifier et à mettre en œuvre les mesures nécessaires pour respecter l’obligation d’E-Rechnung dans les délais impartis. Cela implique :

• Vérification des systèmes : Évaluer l’infrastructure informatique existante pour sa conformité avec les exigences de la E-Rechnung.
• Solutions logicielles : Acquérir ou mettre à jour des logiciels capables de créer, envoyer, recevoir et traiter des E-Rechnung.
• Formation du personnel : Former les employés sur les nouveaux processus et systèmes.
• Adaptation des processus : Ajuster les procédures internes pour se conformer aux exigences de la E-Rechnung et garantir une transition sans heurts.

Une préparation anticipée permettra aux entreprises de bénéficier des avantages des E-Rechnung tout en respectant les obligations légales. Pour plus d’informations, des ressources sont disponibles sur les sites du Ministère fédéral des Finances et de la Chambre de commerce et d’industrie (IHK).