À partir du 1er janvier 2025, l’Allemagne mettra en œuvre l’obligation d’utiliser des factures électroniques (E-Rechnung) dans le secteur B2B. À l’exception de certaines dérogations, les entreprises devront être capables de recevoir et de traiter ces factures électroniques. L’objectif de cette initiative est de favoriser la numérisation, d’optimiser les processus et d’accroître la transparence du commerce.

Qu’est-ce qu’une E-Rechnung ?

Une « E-Rechnung » désigne une facture émise, transmise et reçue dans un « format électronique structuré », conformément à la norme européenne EN 16931. Ce format permet un traitement électronique automatisé. Les factures envoyées au format PDF ou des formats numériques non structurés ne remplissent pas ces critères et ne peuvent donc pas être considérées comme des E-Rechnungen.

Les exigences de format sont actuellement respectées notamment par la XRechnung, qui est déjà utilisée dans la commande publique, ainsi que par le format hybride ZUGFeRD, qui combine des documents PDF avec des fichiers XML. D’autres formats, comme la Factur-X française, sont également acceptés, à condition qu’ils répondent aux exigences techniques de la norme CEN EN 16931.

Pour les ventes effectuées jusqu’au 31 décembre 2024, une facture est considérée comme une facture électronique si elle est créée et reçue dans un format électronique. Cela inclut, par exemple, un simple document PDF envoyé par email.

Calendrier de mise en œuvre

La mise en œuvre de l’obligation de l’E-Rechnung se fera en plusieurs étapes :

• À partir du 1er janvier 2025 : Toutes les entreprises devront garantir la réception des E-Rechnungen, ce qui peut se faire avec une simple boîte email.
• À partir du 1er janvier 2027 : Les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 800 000 euros seront tenues de produire et d’envoyer des E-Rechnungen.
• À partir du 1er janvier 2028 : L’obligation de produire et d’envoyer des E-Rechnungen sera élargie à toutes les entreprises du secteur B2B, quel que soit leur chiffre d’affaires.

Il est à noter que des périodes de transition seront accordées, atténuant pour le moment les inquiétudes des acteurs, y compris ceux du commerce de détail, face à ces nouvelles obligations.

Détails du calendrier et périodes de transition

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises devront s’assurer qu’elles peuvent recevoir, traiter et archiver de manière sécurisée les factures électroniques. Cela s’applique à toutes les ventes B2B nationales, sans qu’il soit nécessaire d’obtenir le consentement du destinataire pour la réception. En parallèle, il sera toujours possible d’utiliser des factures papier ou d’autres formats électroniques non standardisés avec l’accord du destinataire.

Entre 2025 et 2026, les entreprises auront encore la possibilité d’émettre des factures en papier ou dans des formats non normalisés. À partir de 2027, cette exception ne s’appliquera plus qu’aux entreprises ayant un chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépassant pas 800 000 euros. Celles qui dépassent ce seuil devront commencer à utiliser des E-Rechnungen conformes à la norme EN 16931 ou des formats EDI.

À partir du 1er janvier 2028, toutes les nouvelles règles s’appliqueront sans exception. Toutes les entreprises devront alors émettre des factures B2B nationales uniquement dans les formats électroniques prescrits. Cette initiative vise à garantir que les processus soient totalement numérisés et standardisés d’ici là.

Contexte : « TVA à l’ère numérique »

L’obligation de l’E-Rechnung en Allemagne à partir de 2025 s’inscrit dans une initiative européenne plus large, connue sous le nom de « VAT in the Digital Age » (ViDA). Cette initiative vise à simplifier le système pour les entreprises, à le rendre plus résilient face à la fraude, et à répondre aux défis liés à l’économie des plateformes.

Un élément central de cette initiative est l’introduction d’un système de notification numérique en temps réel à l’échelle de l’UE, basé sur des E-Rechnungen. Cela devrait améliorer le flux d’informations entre les entreprises et les autorités fiscales, faciliter la lutte contre la fraude — en particulier la fraude en cascade — et réduire les coûts administratifs des commerçants de 4,1 milliards d’euros par an.

Exceptions à l’obligation de l’E-Rechnung

La loi sur les impôts de 2024 (JStG 2024) stipule que, à compter du 1er janvier 2025, les petites entreprises seront expressément exemptées de l’obligation d’émettre des E-Rechnungen. Cependant, elles devront néanmoins recevoir des E-Rechnungen à partir de cette date.

Par ailleurs, certaines factures sont exemptées de l’obligation d’E-Rechnung :

• Factures de faible montant : Les factures dont le montant total est inférieur à 250 euros (TVA incluse) peuvent continuer à être émises sous forme papier ou comme factures numériques non standardisées.
• Factures à des particuliers (B2C) : L’obligation de l’E-Rechnung ne concerne que les transactions commerciales entre entreprises (B2B). Les factures destinées à des clients privés ne sont pas concernées.

Implications pour les commerçants, prestataires et agences

Pour les grands commerçants, l’introduction de l’obligation des E-Rechnungen nécessitera un ajustement de leurs processus de facturation. Ils devront s’assurer que leurs systèmes sont en mesure de recevoir et de traiter des E-Rechnungen formatées comme exigé, ce qui pourra exiger des investissements dans des solutions logicielles adéquates et des formations pour le personnel. Cela dit, cette transition pourrait également offrir des opportunités d’optimisation des processus et d’économies à travers des systèmes automatisés.

Les prestataires de services et les agences devront également ajuster leurs processus internes pour pouvoir recevoir et traiter des E-Rechnungen. De plus, ils devraient accompagner leurs clients dans cette transition, et potentiellement offrir des services de conseil pour faciliter l’adoption des nouvelles exigences. Cette transition représente aussi une occasion de se positionner comme un partenaire moderne et tourné vers le numérique.

Conseils aux entreprises

Les entreprises devraient commencer à planifier et mettre en place les actions nécessaires pour respecter l’obligation d’E-Rechnung dans les délais impartis. Cela inclut :

• Vérification du système : Examiner l’infrastructure informatique existante pour s’assurer qu’elle est compatible avec les exigences de l’E-Rechnung.
• Solutions logicielles : Si nécessaire, acquérir ou mettre à jour des logiciels permettant l’émission, l’envoi, la réception et le traitement des E-Rechnungen.
• Formation du personnel : Former le personnel à la gestion des nouveaux processus et systèmes.
• Ajustement des processus : Adapter les procédures internes aux exigences de l’E-Rechnung pour garantir une transition fluide.

Une préparation en temps utile permettra aux entreprises de tirer parti des avantages des E-Rechnungen tout en s’assurant de la conformité aux exigences légales. Pour plus d’informations, les entreprises peuvent consulter des organismes comme le ministère fédéral des Finances ou la Chambre de commerce et d’industrie (IHK).